8 tips om je online meeting te laten slagen

Sinds de lockdown zitten we veel vaker in online meetings. Ik hoor er gemengde signalen over. Veel mensen missen de offline mogelijkheden (bv. de koffiepraat en de non-verbale communicatie) en hebben moeite om er met hun volle aandacht bij te blijven. Anderen zweren bij minder prikkels en de vrijheid om zelf hun tijd in te delen.

In dit blog geef ik 8 tips die jou helpen je meeting tot een succes te maken.

Zet het overleg in de agenda

Zorg dat het overleg met de meetinglink in de agenda’s van de genodigden staat.

Door het vele thuiswerken zijn agenda’s meer fluïde, zo lijkt het. Ik hoorde het verhaal dat iemand al op driekwart van z’n reis was toen z’n date een berichtje stuurde: kunnen we er toch een online meeting van maken? Als je de meeting in de agenda van je afspraak zet, dan zijn mensen er meer aan gecommitteerd.

Pak het eens anders aan

Stel bij een regulier rondje in je team eens een andere vraag: wat zeggen jouw schoenen vandaag over jou? Gegarandeerd dat mensen even worden wakker geschud door je andere vraag.

Interactief online overleg is mogelijk

Of laat mensen speeddaten in kleinere breakouts (bv. 1-op-1). Geef ze een specifieke vraag mee, bv. waarmee loop je vast en hoe kun je elkaar helpen? In Zoom, Webex en MS Teams is het al mogelijk om breakouts op te starten.

Denk van tevoren na over je interactie

Als je niets doet, gaan mensen die toch altijd al aan het woord zijn, aan het woord zijn. En de meer introverte collega’s worden alleen maar stiller. Je kunt in een online meeting toch beter beurten geven, zo leerde Esther van der Storm me. Omdat je de meeste non-verbale communicatie mist, is het wat lastiger om mensen spontaan te laten reageren. En dan geef je weer de extraverten meer podium dan de introverten. Beurten geven dus.

Doe aan procescommunicatie

Vertel de aanwezigen wat je gaat doen, of en wanneer je pauzeert. Wees duidelijk over wat ter info is, waar je meningen wilt horen en wanneer de volgende pauze is. Pauzeer bij langere meetings (90+ minuten) minimaal 1x om even de benen te strekken, een drankje te pakken en langs het toilet te lopen. Protip: zet een achtergrondmuziekje aan tijdens de pauze. Als de muziek is afgelopen, weten mensen dat de pauze over is.

Als de groep klein genoeg is…..

Als je met niet meer dan 10 man bent: laat de microfoons open. Dat wordt een veel spontaner overleg. Leg de verantwoordelijkheid bij de aanwezigen zelf. Is er bij iemand veel achtergrondgeluid, dan kan hij/zij alsnog muten. Als je te veel geluid hoort, dan kun je het in het algemeen aan de orde stellen: er is bij iemand achtergrondgeluid; wil je je geluid dempen?

Maak gebruik van je aanwezigen

Als host kun je best taken verdelen, bv. “Wie houdt de klok in de gaten?” Of: “houd allemaal even je de chat in de gaten. Als er vragen in staan waarop jij het antwoord weet, aarzel dan niet te antwoorden.”

Relax & geniet ervan

Als je tip 3 (interactie), 4 (procescommunicatie) en 6 (rolverdeling) goed hebt gedaan, kun je tijdens je meeting relaxen en ervan genieten.

Terugkerende meeting?

Bel elke keer 1 of 2 aanwezigen na de meeting op om te vragen wat zij ervan vonden, waar ze nog tegenaan lopen, etc. Dat houdt de lijntjes kort en bevordert het goede gesprek.

Als je deze 8 tips in de praktijk brengt, gaan je meetings vast goed.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *