OK, online meetings. Zijn we er goed in? Eerlijk zeggen: ja of nee?
We zitten tegenwoordig veel vaker in online meetings. Ik hoor er gemengde signalen over. Veel mensen missen de offline mogelijkheden (bv. de koffiepraat en de non-verbale communicatie) en hebben moeite om er met hun volle aandacht bij te blijven. Anderen zweren bij minder prikkels en de vrijheid om zelf hun tijd in te delen. En de bespaarde reistijd.
In dit blog geef ik 8 tips die jou helpen je online meeting tot een succes te maken.
Tip 1. Zet het overleg in de agenda
Zorg dat het overleg mét meetinglink in de agenda’s van de genodigden staat.
Door het hybride karakter van ons werk zijn agenda’s meer fluïde, zo lijkt het. Ik hoorde het verhaal dat iemand al op driekwart van z’n reis was toen z’n date een berichtje stuurde: kunnen we er toch een online meeting van maken? Als de meeting in de agenda staat, dan zijn mensen er meer aan gecommitteerd.
Tip 2. Pak het eens anders aan
Stel bij een regulier rondje in je team eens een andere vraag: wat zegt jouw sleutelbos over jou? Gegarandeerd dat mensen even worden wakker geschud door je andere vraag.
Of laat mensen speeddaten in kleinere breakouts (bv. 1-op-1). Geef ze een specifieke vraag mee, bv. waarmee loop je vast en hoe kun je elkaar helpen? In online overlegtools zoals Zoom, Webex en MS Teams kun je gewoon breakouts opstarten en een maximale tijd meegeven.
Tip 3. Denk van tevoren na over je interactie
Als je er niets tegen doet, gaan mensen die altijd aan het woord zijn, altijd aan het woord zijn. En de meer introverte collega’s worden alleen maar stiller. Je kunt in een online meeting toch beter beurten geven. Omdat je de meeste non-verbale communicatie mist, is het wat lastiger om mensen spontaan te laten reageren. En dan geef je – zonder dat je het beseft – de extraverten weer meer podium dan de introverten. Beurten geven dus.
Tip 4. Doe aan procescommunicatie
Vertel de aanwezigen wat je gaat doen, of en wanneer je pauzeert. Wees duidelijk over wat ter info is, waar je meningen wilt horen en wanneer de volgende pauze is. Pauzeer bij langere meetings (90+ minuten) minimaal 1x om de benen te strekken, een drankje te pakken en langs het toilet te lopen.
Protip 1: zet een achtergrondmuziekje aan tijdens de pauze. Als de muziek is afgelopen, weten mensen dat de pauze over is.
Protip 2: Moedig mensen aan om hun computer echt te verlaten en zichzelf op mute te zetten en evt. de camera uit. Zo voorkom je gênante situaties.
Tip 5. Als de groep klein genoeg is…..
Als je met niet meer dan 10 man bent: laat de microfoons open. Dat wordt een veel spontaner overleg. Leg de verantwoordelijkheid bij de aanwezigen zelf. Is er bij iemand veel achtergrondgeluid, dan kan hij/zij alsnog muten. Als jij als organisator te veel geluid hoort, dan kun je het in het algemeen aan de orde stellen: er is bij iemand achtergrondgeluid; wil je je geluid dempen? Of als organisator kun je ook iemand zelf muten. Maar…. (en, dus, maar, want,)
Tip 6. Maak gebruik van je aanwezigen
Als host kun je best taken verdelen, bv. “Wie houdt de klok in de gaten?” Of: “houd allemaal even je de chat in de gaten. Als er vragen in staan waarop jij het antwoord weet, aarzel dan niet te antwoorden.” Zo draag jij niet alleen de ‘last’ van de meeting op je schouders, maar mogen mensen dat zelf doen.
Tip 7. Relax & geniet ervan
Als je tip 3 (interactie), 4 (procescommunicatie) en 6 (rolverdeling) goed hebt gedaan, kun je tijdens je meeting relaxen en ervan genieten.
Tip 8. Terugkerende meeting?
Bel elke keer 1 of 2 aanwezigen na de meeting op om te vragen wat zij ervan vonden, waar ze nog tegenaan lopen, etc. Dat houdt de lijntjes kort en bevordert het goede gesprek. Zo houd je ook je terugkerende meetings fris en fruitig.
Als je deze 8 tips in de praktijk brengt, gaan je meetings vast goed.
