Teamoverleggen hebben de neiging om te sudderen. En ik wil ze laten sidderen. Maar hoe trap je zo’n overleg nu goed af? En wat heeft dat voor effect op het verloop ervan?
Laatst kreeg ik de vraag van Rick wat een goede werkvorm is voor het begin van de meeting. Hij had een grote meeting in het verschiet, waarin hij belangrijke voortgang van z’n project met collega’s wilde delen; hij wist dat het succes van zijn project afhankelijk was van het goede verloop van dit overleg. Dus begrijpelijk dat hij het tot in de puntjes wilde regelen.
Als facilitator van online en offline bijeenkomsten krijg ik geregeld dit soort vragen. En ik ben blij dat mensen actief op zoek gaan naar ideeen die hun overleggen echt ‘the edge’ geven/het verschil maken.
In dit blog leg ik uit waar je op moet letten bij het kiezen van werkvormen en geef ik je – als bonus – een paar start-werkvormen mee.
Een goed begin is het halve werk
Je herkent het vast. Iemand geeft in het teamoverleg ALLE details van zijn project en is – zonder dat ie het doorheeft – alle collega’s na een halve zin al kwijt. Dat is wat je dus niet wilt. De energie van deelnemers is afhankelijk van vele zaken. Denk bijvoorbeeld aan het tijdstip van de dag of dat ie met heel andere zaken bezig is dan het teamoverleg.
Het begin van de teammeeting is essentieel om je teamleden te motiveren het hele overleg met hun volle aandacht bij te wonen.
Zorg er dus voor dat jij goed voorbereid bent op het overleg. Dat jij alles bij de hand hebt, je mobiel of andere applicaties je niet afleiden en dat je energie tijdens de start uitstraalt. Jij hebt er zin in! En dan zul je zien: deelnemers nemen vaak de energie van je over.
Hoe start je je overleg?
Zorg ervoor dat je werkvorm past bij het soort input die je straks (bij het hoofdonderwerp) van hen verwacht. Wil je veel ideeen gaan oogsten? Doe dan ook een energieke energizer, zoals de Achtbaan. Wil je een goede discussie over voors en tegens bij een aanpak, zorg dan dat je je deelnemers al in die debating-stemming neerzet met bv een speeddate in tweetallen, zoals Sell me this pen in de Youtubelink hieronder.
Het komt erop neer dat je je team alvast de tools in handen geeft die ze verderop in het overleg succesvol kunnen toepassen.
Hoe ziet de rest van je agenda eruit?
Je agenda is eigenlijk een verzameling van werkvormen. Zo kijk ik er in ieder geval als facilitator naar.
- Wil je informeren? Hou het kort en krachtig. Houd je team kort en strak, houd het tempo erin.
- Wil je inspireren? Start met een anekdote. Waarom het bij jou ook niet altijd super gaat. Iets wat de noodzaak om iets anders te doen benadrukt. Vervolg met een rondje vragen en eindig met het vragen van commitment van het team.
- Wil je input ophalen? Zorg ervoor dat je vraag simpel maar doeltreffend is. Eenduidig en richtinggevend zonder te dwingend te zijn.
Design je overleg zo dat het opbouwt
Als ik jou als lezer een ding mag meegeven, dan is dat dat je moet zorgen voor een goed opbouwende agenda. Zorg dat je overleg, van begin tot eind, opbouwt tot een eindconclusie. Alleen zo zorg je ervoor dat je teamleden met energie het overleg uitlopen en zin krijgen in het vervolg. Rick heeft er zijn projectoverleg blijvend mee veranderd.
