Ja, we gaan weer langzaam terug naar kantoor. En ik hoor vooral mensen om me heen zeggen: “Maar ik ga NOOIT meer 5 dagen per week op kantoor zitten”. Ik hoop dat het zo is. Ik ben namelijk bang dat we binnen de kortste keren weer in de ratrace zitten en toch gewoon weer alle dagen naar kantoor gaan.
In dit blog geef ik een paar tips hoe je omgaat met een groep als een deel op kantoor zit en een ander deel vanuit huis werkt. Want dat gaat de komende tijd nog vaak gebeuren.
Wat is een hybride overleg?
Een hybride overleg is er een waarbij een aantal mensen op kantoor zitten en een aantal vanuit huis inbellen. Als je dat uit 1 vergaderruimte op kantoor wilt doen dan moet je rekening houden met hoe je het contact maakt tussen inbellers en de kantoortijgers. Je kunt jezelf een aantal checkvragen stellen:
Zien de collega’s op kantoor de mensen die vanuit huis inbellen? En als er iemand vanuit de achterkant van de ruimte iets zegt, is dat te verstaan voor de mensen thuis?
Wat is een hybride training?
Een hybride training is vergelijkbaar met een hybride overleg. Alleen duurt een training meestal langer dan een overleg en kun je goed – met een aantal aandachtspunten – zowel de mensen vanuit huis als de mensen op locatie goed betrekken bij je training.
Aandachtspunten voor een hybride overleg of hybride training
Binnen je genodigden ontstaat vanzelf een tweescheiding. De groep op kantoor vormt als vanzelf een subgroep (met onderlinge samenhang). En de ‘groep’ thuis vormt ogenschijnlijk ook een groep. Maar let op: de mensen vanuit huis hebben geen onderling verband. En dat kan als heel vervelend worden ervaren. Moeten ze dan maar naar kantoor komen, hoor ik je denken? Nee! Dat hadden we nu toch juist afgeleerd het afgelopen jaar?
Maar hoe ga je dan wel mee om? Heb in je overleg aandacht voor de groep die geen groep is. Maak bijvoorbeeld van de groep thuis ook een echte groep door ze bv. samen in een breakout te zetten, terwijl de mensen op kantoor in een fysieke breakout uiteen gaan.
Active speakerview van de mensen op kantoor ontbreekt
Toen iedereen nog thuis zat, was het heel duidelijk wie er tijdens een videooverleg sprak: via de active speakerview zag je heel duidelijk wie er op dat moment aan het woord was. Als er echter in de kantoorzittende groep iets wordt gezegd in een hybride overleg, dan is dat misschien niet altijd even goed verstaanbaar voor de thuiszittende collega. Of het onduidelijk wie net die snelle opmerking tussendoor maakte. Stuur daar dus als voorzitter op. Zorg als het ware voor ondertiteling voor de mensen die op afstand meedoen.
Als je moeite hebt dit als voorzitter te doen, kun je hiervoor een procesbewaker aanstellen. Een persoon die als nevenrol heeft om te kijken of de mensen thuis nog vragen hebben of afgehaakt zijn.
Hybride overleg: de volgende stap in onze leercurve
Dankzij de pandemie hebben we ons thuiswerkrepertoire flink aangevuld. We hebben leren videobellen alsof ons leven ervan afhangt. Een hybride overleg is weer een extra uitdaging, een extra bord waarop we moeten schaken. Maar ik weet zeker dat we het de komende tijd samen met elkaar gaan leren.
Ik ben wel benieuwd: wat zie jij als grootste uitdaging van hybride overleggen of trainen? Laat je het hieronder weten?
