Hoe organiseer ik mijn algemene ledenvergadering online?

ALV in Zoom

Begin 2020 hielden we het niet voor mogelijk, maar anno 2021 hoor ik steeds meer partijen over hun ledenvergadering die online gaat plaatsvinden. Gedwongen door de Corona-maatregelen wijken steeds meer organisaties uit naar een digitale ALV om hun jaar af te sluiten en leden te kennen in de plannen voor de komende tijd.

In dit artikel beschrijf ik een aantal aandachtspunten en geef tips over waar je rekening mee moet houden als je je leden online bijeenroept.

Er zijn partijen zoals online-ALV die er er handig op inspelen, maar ook met normale videobel-software kom je een heel eind als het gaat om een ledenvergadering. Sterker nog: leden verwachten hun inbreng te kunnen leveren tijdens een ALV. In een webinar-opstelling (zoals Online-ALV) is daar maar beperkt ruimte voor. ALV online: Hoe pak je het aan? 

Algemene ledenvergaderingen hangen vaak van rituelen aaneen. Het lijkt in het begin lastig om die anders vorm te geven nu we niet fysiek bij elkaar kunnen komen. Maar uitstellen is ook geen optie. Online dan maar, met die ALV. En weet u: het is goed mogelijk om via bv. Zoom een overleg te houden. En met polls kun je deelnemers laten stemmen.

ALV in Coronatijd: hoe bereid je voor?

Allereerst moet je jezelf de vraag stellen hoe je je leden/deelnemers wilt betrekken bij de vergadering. Het start in ieder geval bij een duidelijke agenda met onderliggende stukken. Daarin zit vaak de verantwoording over de afgelopen periode. 

Hoe wil je je inbreng hebben? 

Als de leden voor de vergadering de nodige informatie tot zich hebben kunnen nemen, kun je tijdens de ALV vragen of er nog vragen zijn. Die kan men in de chat zetten. Degene die de chat beheert kan die mensen ook in beeld brengen als ze het woord nemen om de vraag toe te lichten. Het bestuurslid kan dan de vraag beantwoorden. Ik krijg van deelnemers vaak terug dat ze het waarderen als ze sprekend in beeld komen; dan hebben ze hun standpunt mogen toelichten. Om die reden adviseer ik vaak om dat podium wel te bieden tijdens een ledenvergadering. 

Stemmen tijdens de digitale algemene vergadering: hoe dan?

 

Als leden de nodige informatie boven tafel hebben kunnen ze stemmen. Dat kan in polls gebeuren. Die kun je van tevoren klaarzetten en na elke inhoudelijke behandeling stuk voor stuk in stemming brengen. Op de achtergrond registreert Zoom wie er wat heeft gestemd. Mocht er achteraf onduidelijkheid ontstaan over de uitslag van de stemming kun je via die weg een hertelling laten plaatsvinden. Meestal is dat niet nodig, maar het is handig om te weten dat die informatie beschikbaar is.

Aandachtspunten tijdens de digitale algemene ledenvergadering

Zorg voor een sterke voorzitter

Een online ALV is bijzonder voor iedereen. Benadruk dat. Aan het begin en aan het eind. Er kan iets fout gaan; maar dat is geen probleem. Het is voor iedereen nieuw. Met een kwinkslag en een beetje zelfspot kom je een heel eind. 

Leg aan het begin kort uit waar de essentiële functies zitten en hoe je verwacht dat mensen hun inbreng gaan leveren. 

Verdeel de rollen in de ledenvergadering

Voorzitten, chat bewaken en polls lanceren gaan vaak niet in een hand. Het geeft rust als je die rollen onderling verdeelt.  Bespreek de rollen goed voor met de betrokkenen.

Zorg voor een helpdesk bij het inloggen

Zorg dat er aan het begin van het overleg een klein team (van 2 a 3 mensen) klaarzit voor technische ondersteuning. U kunt ook overwegen om daags voor de vergadering een proefsessie aan te bieden om mensen die twijfelen over hun digivaardigheden rustig rond te leiden in de wondere wereld van de online vergadering. Het is handig als mensen een telefoonnummer hebben wat ze kunnen bellen mochten ze onverhoopt problemen hebben.

 

Duizelt het je nu al? Weet je niet waar je moet beginnen? Laat mij je helpen.

Geef het goede voorbeeld

Ga niet met veel mensen achter de tafel zitten en houd je goed aan anderhalve meter afstands-voorschriften. Ik heb het meegemaakt dat bestuurders bewust vanuit huis inbelden om de schijn niet tegen te hebben. 

Vergeet niet te pauzeren

Online overleggen is inspannend. Een mooie vuistregel is om elk uur even minimaal 5 minuten van het scherm weg te zijn. Een korte pauze geeft mensen gelegenheid om even op adem te komen. 

Vaak gemist: het koffietafelgesprek

ALV in ZoomGeregeld hoor ik terug dat mensen vooral online het sociale aspect missen. Je komt binnen en ziet een aantal postzegel-grote mede-deelnemers. Je maakt geen echt contact, hebt niet de gelegenheid om elkaar even aan te schieten tijdens de koffiepauze. Dat wordt gemist. Er zijn manier

en voor om dit te ondervangen. Richt er aparte breaks voor in. Aan het begin van de meeting, aan het eind en misschien zelfs tussendoor. Dat doe je in breakout rooms. Die breakouts kun je zelfs zo instellen dat mensen hun eigen ruimte kunnen kiezen en tussendoor kunnen wisselen.

Evalueer je digitale algemene ledenvergadering 

Als het er bijna op zit, vraag je deelnemers om hun feedback. Wat vonden ze fijn, wat hebben ze gemist. Zo kun je de volgende vergadering – of die nu fysiek is of online – een nog effectiever overleg hebben. 

Pas op

De afgelopen periode heb ik geregeld als feedback na een sessie gekregen dat men niet meer anders wil. Je bespaart mensen reistijd en ook veel denkwerk of ze het verantwoord vinden om in dergelijke grote getalen bijeen te komen. Als je dit goed doet, willen mensen nooit meer terug. 

 

Wat is jouw ervaring met online vergaderingen? Wat is jouw geheime recept voor het laten slagen van een overleg? Deel je ervaringen met ons in de comments hieronder!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Word je gek van het thuiswerken?

Lukt het jou in deze Corona-tijd niet tot je medewerkers door te dringen? Weet je dat het visueler moet, maar weet je niet hoe? Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief en ik stuur je speciaal voor deze tijden mijn 9 ongebruikelijke thuiswerktips toe.