Deze week heb ik samen met een team van Haagse toezichthouders een roadmap gemaakt voor hun programma. Welke activiteiten komen er allemaal samen en hoe gaan ze dit vanaf nu organiseren. En welke werkafspraken horen daarbij? Het was een mooie dag waarin we veel meters hebben gemaakt en dat leverde veel energie op voor het vervolg.
Hoe maak je een visuele roadmap?
Maak een template op groot formaat (1x3m). Vraag de deelnemers om hun mijlpalen op een geeltje te schrijven en op de tijdlijn op te plakken. Breng met andere kleuren post-its in kaart waar afstemming met anderen moet plaatsvinden en waar men knelpunten verwacht.
Vallen er meerdere subprojecten/werkstromen onder? Dan helpt het voor het overzicht om die onderdelen te markeren door de werkstromen op de verticale as van de tijdlijn te tekenen.
Vraag de deelnemers na de eerste ronde om hun geeltjes kort en bondig toe te lichten.
Voor de tweede ronde vraag je mensen om aan te vullen, door er bv. extra let op bij te plakken of goede nieuwe ideeën of afstemmingsmomenten toe te voegen, etc. Bespreek die kort na.
Als variatie kun je nog spelen met thinking caps van De Bono of met belanghebbenden. Je verdeelt rollen zoals Raad van Toezicht, klant, concurrent, etc. En je vraagt de deelnemers vanuit die invalshoeken de roadmap aan te vullen. Dit levert meestal beter inzicht in afstemmingsmomenten op.
Tips
- Zorg dat er iemand de eigenaar is van de roadmap en geef de roadmap een zichtbare plaats in de samenwerkingsruimte.
- Probeer het eerst in het klein met een klein team en een goed afgebakend project of activiteit.
