Het nieuwe jaar is weer een paar weken onderweg; het jaarplan staat vast, nu komt het aan op uitvoeringskracht om het tot een succesvol jaar te maken.
Het nieuwe jaar is weer begonnen. Het jaarplan van je team staat natuurlijk al vast, nu komt het alleen aan op het ‘gewoon doen’.
Maar hoe krijg je dat voor elkaar nu iedereen weer wordt meegezogen in de waan van de dag? Je hebt natuurlijk je teamoverleg, maar vaak duurt die te lang en is niet zo efficiënt. Je kunt beter je team op een andere manier bij elkaar roepen.
Op een andere manier bij elkaar roepen?
- Langer dan je normale werkoverleg. Minimaal 2 uur, liefst een dagdeel lang.
- Het gaat over één hoofdonderwerp en dat is meestal niet de inhoud, maar eerder proces, bv. hoe werken we samen, hoe helpen we elkaar, welke beren verwachten we op de weg en hoe gaan we ermee om?
- Het vindt plaats op een bijzondere plek. Als je in je normale ruimte gaat zitten, is de kans groot dat je te maken hebt met laatkomers of afhakers.
Tijdens het overleg
Daar sta je dan. Je wil A bespreken, maar het gaat constant over onderwerp B. En tot overmaat van ramp voert de collega die altijd al aan het woord is, het hoogste woord en zijn de introvertere collega’s stil en zichtbaar afgehaakt. Je raakt steeds meer in paniek.
Hoe pak je dat aan?
Facilitators hebben altijd wel een paar methoden en technieken achter de hand om dit te voorkomen. Ik deel er een paar met je.
- Neem aan het begin tijd om het proces, het programma en het doel van het overleg te bespreken met de deelnemers. Maak duidelijk dat het overleg van jullie allemaal is en dat input van iedereen zeer welkom is.
- Gebruik slimme werkvormen uit bv. Liberating Structures zoals een 15% oplossing. Deze werkvormen geven iedereen een rol en belonen niet alleen de vocaalsten.
- Gebruik een parkeerflap om zaken te noteren die ter sprake komen maar niet in je programma passen & die de deelnemers wel willen vasthouden.
- Zorg voor voldoende tijd om af te ronden. Een afronding heeft 3 onderdelen:
-parkeerflap nalopen > wat kun/wil je daarvan toch nog oppakken?
-acties bespreken en verdelen (wie doet wat en wanneer)
-evaluatie van de sessie (bv. wat vond je ervan in een woord) - Stuur uiterlijk de volgende dag een follow-up aan het hele team. Op die manier houd je de good vibe vast, die vaak tijdens zo’n overleg ontstaat.
Wat gebeurt er vaak in jouw overleg, waar je beter mee wilt leren dealen? Waar moet mijn volgende blog over gaan? Laat ze hieronder achter, of stuur me een berichtje.
